Introdução

O presente documento estabelece (e consolida) o Regulamento de proteção que abriga/aplica-se a denunciantes que tenham obtido informações sobre violações em contexto profissional, sejam eles colaboradores, clientes, fornecedores ou órgãos de administração.
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Este documento aplica um conjunto de normas que asseguram uma proteção eficaz dos Denunciantes relativamente aos atos e domínios de intervenção. Determina medidas de proteção, além de regras e procedimentos internos para a receção e tratamento da comunicação de irregularidades, em conformidade com as disposições legais aplicáveis, bem como as regras, princípios e valores da agap2IT.

Condições para integração no canal de Denúncia

Os denunciantes beneficiam da proteção do Regulamento desde que:
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• O denunciante esteja de Boa Fé;
• Tenham tido motivos razoáveis para acreditar que as informações sobre violações comunicadas são verdadeiras no momento em que foram transmitidas e que estão abrangidas pelo âmbito de aplicação;
• As pessoas que de forma anónima comunicaram ou divulgaram publicamente informações sobre violações, mas que posteriormente tenham sido identificadas e alvo de retaliação

Âmbito de Aplicação Pessoal

O Canal de Denúncia aplica-se e abriga:
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• Colaboradores
• Clientes
• Fornecedores
• Órgãos de administração ou titulares de participações sociais
• Órgãos de gestão ou de supervisão
• Quaisquer pessoas que trabalhem sob a supervisão e a direção de contratantes, subcontratantes e fornecedores da agap2IT
• Denunciantes nos casos em que comuniquem ou divulguem, publicamente informações sobre violações obtidas numa relação profissional que tenha, entretanto, terminado.
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A proteção conferida pela presente lei é extensível, com as devidas adaptações, a:
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• Pessoa Singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial (Facilitadores)
• Terceiros que estejam ligados ao denunciante (colega de trabalho, familiar que possa ser alvo de retaliação num contexto profissional...)
• Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional

Objetivos do Canal de Denúncia

Consideram-se irregularidades abrangidas no presente Regulamento, os atos nos seguintes domínios:
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• Contratação Pública;
• Serviços, Produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
• Segurança e conformidade dos produtos;
• Segurança dos Transportes;
• Proteção do Ambiente;
• Danos ao meio ambiente;
• Proteção contra radiações e segurança nuclear;
• Segurança dos géneros alimentícios e dos alimentos para animais, saúde e bem-estar animal;
• Saúde Pública;
• Defesa do Consumidor;
• Proteção da Privacidade dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de Informação;
• Violações lesivas dos Interesses financeiros da União Europeia;
• Violações relacionadas com o mercado interno incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária;
• A criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada. Bem como a criminalidade organizada e económico-financeira (por exemplo: corrupção ativa/passiva);
• Violação de normas ou políticas internas

Modo de Comunicação

O presente Regulamento tem subjacente um regime de comunicação voluntário de irregularidades, cujo sistema de receção, processamento e tratamento da comunicação de irregularidades, opera através de canais de comunicação dedicados a esse fim, promovendo a total integridade, confidencialidade da identidade ou anonimato dos denunciantes além da confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia, garantindo o impedimento do acesso de pessoas não autorizadas.
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A apresentação de denúncias poderá ser feita de forma anónima (neste caso, terá que ser pedido o anonimato pelo Denunciante aquando do pedido) ou mantendo a confidencialidade da identidade do denunciante pelo pessoal autorizado ao tratamento da denúncia, podendo em qualquer caso ser apresentada de forma escrita e/ou verbal. Em todo o caso, a denúncia escrita (em caso de forma escrita) e/ou o pedido de contacto para denúncia (em caso de denúncia verbal) deverá ser remetido para o email:
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• Endereço de e-mail: etica@agap2.pt

Tratamento da Comunicação

Nos termos definidos pelo presente Regulamento, todas as comunicações de irregularidades são tratadas como informação confidencial, tendo o canal de denúncia, pessoas designadas (que estão sujeitas a cláusulas de imparcialidade), estando encarregues de receber a denúncia e manter a comunicação com o denunciante, se necessário, solicitar mais informações e dar ao denunciante retorno da informação comprometendo-se ainda a prestar essa informação num prazo razoável.

Pessoal Autorizado ao Tratamento

O Canal de Denúncia, dada a criticidade da informação, adota o princípio do need to know, restringindo e diferenciando entre: o conhecimento da denúncia; e a identidade do denunciante. Só o pessoal autorizado encarregue do tratamento da denúncia poderá ter conhecimento da identidade do denunciante.
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Há um responsável pelo cumprimento normativo que exerce as suas funções de modo independente, permanente e com autonomia decisória, dispondo da informação interna e dos meios humanos e técnicos necessários ao bom desempenho da sua função.
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Nos termos da legislação em vigor, este responsável pelo cumprimento normativo é transversal entre as sociedades do grupo MoOngy S.A.
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Por forma a preservar a integridade, limitando a informação, mantendo uma maior independência do funcionamento do canal, a identidade do Compliance Officer responsável pela manutenção, preservação e integridade do canal será mantida em anonimato para o grupo, transmitindo-se apenas que será assegurado por pessoal específico e destacado exclusivamente para o canal, sendo os elementos com formação no Canal de Denúncia parte do DPG.
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O Compliance Officer assim como o Pessoal autorizado, está submetido a NDA específico referente ao Canal de Denúncia, por forma a salvaguardar sob um estrito dever de confidencialidade qualquer denúncia.

Processo de Averiguação

A comunicação/denúncia será enviada internamente ao responsável pelo canal de denúncia. Este deverá determinar se a comunicação de irregularidade contém fundamentos mínimos para se iniciar um processo de averiguação.
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A receção de uma comunicação/denúncia dará sempre lugar a um processo de averiguações, exceto se se verificar manifestamente a sua falta de fundamento.
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O pessoal autorizado que ficará encarregue do processo de averiguação deverá promover a implementação de medidas adequadas à proteção da Informação e dos dados contidos nas comunicações e respetivos registos, bem como promover as ações necessárias à confirmação inicial dos fundamentos.
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A agap2IT compromete-se a informar ao autor da comunicação, num prazo razoável (não pode exceder os três meses após notificação remetida ao denunciante), sobre as medidas previstas ou tomadas para dar seguimento à denúncia e os motivos que justificam a escolha desse seguimento, assim como as conclusões da averiguação efetuada.
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O processo de averiguação termina com a documentação dos resultados, fundamentos e conclusões além da formulação de recomendações e medidas adequadas à situação, de outro modo, caso seja considerado sem fundamento (por escassez ou invalidade), a denúncia será arquivada.

Medidas de Proteção

Proibição de Retaliação

A Denúncia não pode implicar, a título algum, qualquer ato de retaliação (integram-se igualmente, as ameaças ou tentativas), ou omissão que de forma direta ou indireta, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia cause ou possa causar ao denunciante ou a facilitadores da denúncia, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais tais como assédio, intimação ou discriminação, devendo a agap2IT velar para que tal não ocorra.
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Aquele que praticar um ato de retaliação indemniza o denunciante pelos danos causados, o denunciante pode requerer as providências adequadas às circunstâncias do caso, com o fim de evitar a verificação ou a expansão dos danos.

A sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após a denúncia ou divulgação pública presume-se abusiva, todos os elencados na secção “âmbito de aplicação pessoal” encontram-se abrangidos por esta proteção.

Exceção devido a necessidade de partilha

Se por algum motivo a identidade do denunciante necessitar impreterivelmente de ser facultada a mais alguma parte ao longo do processo da investigação, o denunciante receberá um pedido de consentimento (com o motivo pelo qual se considera como uma obrigação necessária e proporcional o conhecimento da identidade) a ser dado pelo próprio, por forma a que este permita (ou não permita) de livre vontade, a partilha da identidade à parte a que a informação seja concebível como essencial, para a investigação, por forma a salvaguardar os direitos de defesa da pessoa visada.
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Importa referir, este pedido de consentimento será solicitado ao denunciante, um por cada individuo (de forma singular) a que se tenha como essencial a partilha. Nos termos da legislação relativa ao Canal de Denúncia, estabelece-se como exceção a situação de tal informação de divulgação da identidade comprometer as investigações ou processos judiciais no contexto de uma investigação por autoridades nacionais, nesta situação em específico derroga-se o consentimento.

Medidas de Apoio

O Denunciante tem direito nos termos gerais, a proteção jurídica, podendo beneficiar de medidas para proteção de testemunhas em processo penal. Compete à Agap2it reconhecer através de certificação o estatuto ao Denunciante.

Dados Pessoais

Importa ter em conta que a confidencialidade da identidade do denunciante é também aplicável à identidade das pessoas elencadas no “âmbito de aplicação pessoal”.
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A informação recolhida ao abrigo do canal de denúncia será utilizada exclusivamente para as finalidades nele previstas. Para efeitos, a maxime proteção estabelecida nos termos do Regulamento Geral de Proteção de Dados estará assegurada para o tratamento de cada denúncia e principalmente da Identidade do Denunciante.
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Mormente, o Princípio da Minimização de Dados garantirá o acesso do pessoal autorizado ao mínimo de informações necessárias relativa à identidade do Denunciante e aos seus Dados. Sem especificar, os restantes princípios (tais como limitação do tratamento, responsabilidade...) e práticas do RGPD serão aplicadas por forma a zelar pela proteção dos dados do denunciante.

Irrenunciabilidade dos Direitos

Por forma a garantir a integridade e frustrar quaisquer impedimentos ou pressões de terceiros para com o denunciante e restantes elencados, abrangidos pela proteção, o Direito às Medidas de Proteção referidas é totalmente irrenunciável, não podendo ser objeto de renúncia ou limitação por quaisquer acordos, políticas, formas ou condições.

São nulas as disposições contratuais que limitem ou obstem à apresentação ou seguimento de denúncias ou à divulgação pública de infrações nos termos da presente lei.

Captação da Denúncia

Os responsáveis pelo tratamento da denúncia têm o direito de captar (com consentimento e escolha do denunciante do modo de gravação, seja sob forma escrita – relatórios, atas - ou verbal - por forma de captação de áudios ou outras formas de multimédia)

Produção e divulgação de informação fiável

A informação relativa à denúncia é conservada durante um ano, por forma a ser integrada (mantendo a máxime confidencialidade) no relatório sobre a atividade preventiva da empresa, para avaliar a integração e operações do canal de Denúncia, além de orientar a atividade preventiva da empresa, racionalizando a alocação de meios disponíveis e aumentando o nível de eficácia do sistema, por forma a permitir a compreensão em termos globais e com a maior aproximação possível dos contornos destes crimes e a eficácia da sua investigação, além de escrutinar o tempo de resposta global do canal de denúncia.

O Regulamento de Comunicação de Irregularidades é revisto anualmente após relatório anual de implementação e funcionamento do Canal de Denúncia e é totalmente suportada pela nossa gestão.

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