Introduction

Ce document établit (et consolide) le Règlement de Protection qui s'adresse/s'applique aux lanceurs d'alerte ayant obtenu des informations sur des violations dans un contexte professionnel, qu'il s'agisse d'employés, de clients, de fournisseurs ou de membres du conseil d'administration.

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Ce document applique un ensemble de règles garantissant une protection efficace des lanceurs d'alerte relative aux domaines d'actes et de politiques. Il détermine les mesures de protection, en complément des règles et procédures internes pour la réception et le traitement du signalement d'irrégularités, conformément aux dispositions légales applicables, ainsi qu'aux règles, principes et valeurs d'agap2IT.

Conditions d'intégration au canal de signalement

Les lanceurs d'alerte bénéficient de la protection du Règlement à condition que :

• le lanceur d'alerte soit de Bonne Foi;
• il ait eu des motifs raisonnables de croire que les informations sur les violations signalées étaient vraies au moment de leur transmission et qu'elles entraient dans le champ d'application;
• les personnes ayant communiqué anonymement ou divulgué publiquement des informations sur des violations, mais qui ont été identifiées par la suite et ont fait l'objet de représailles ;

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Champ d'application personnel

Le canal de signalement s'applique et s'adresse aux:

• Employés
• Clients
• Fournisseurs
• Membres du conseil d'administration ou actionnaires
• Organes de direction ou de surveillance
• Toutes personnes travaillant sous la supervision et la direction de contractants, sous-traitants et fournisseurs d'agap2IT
• Lanceurs d'alerte dans les cas où ils signalent ou divulguent publiquement des informations sur des violations obtenues dans le cadre d'une relation professionnelle qui, entre-temps, a pris fin.

La protection conférée par cette loi est extensible, avec les adaptations appropriées, aux :

• Personnes physiques qui assistent le lanceur d'alerte dans la procédure de signalement et dont l'assistance doit être confidentielle (Facilitateurs)
• Tiers qui sont liés au lanceur d'alerte (collègue, membre de la famille pouvant faire l'objet de représailles dans un contexte professionnel...)
• Personnes morales ou entités similaires qui sont détenues ou contrôlées par le lanceur d'alerte, pour lesquelles le lanceur d'alerte travaille ou avec lesquelles il est lié de quelque manière que ce soit dans un contexte professionnel.

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Objectifs du canal de signalement

Les irrégularités couvertes par ce règlement sont considérées comme des actes relevant des domaines suivants:

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• Passation des marchés publics ;
• Services, produits et marchés financiers, et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
• Sécurité et conformité des produits ;
• Sécurité des transports ;
• Protection de l’environnement ;
• Dommages à l'environnement ;
• Radioprotection et sûreté nucléaire ;
• Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bien-être des animaux ;
• Santé publique ;
• Protection des consommateurs ;
• Protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
• Violations des intérêts financiers de l'Union européenne ;
• Violations liées au marché intérieur, y compris les règles de concurrence et d'aides d'État, ainsi que les règles de fiscalité des entreprises ;
• Criminalité violente, et particulièrement violente et hautement organisée ; ainsi que la criminalité organisée et économique et financière (ex: corruption active/passive) ;

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Mode de communication

Ce règlement sous-tend un régime de signalement volontaire des irrégularités. Le système de réception, de traitement et la procédure de signalement des irrégularités fonctionnent via des canaux de communication dédiés à cet effet, favorisant l'intégrité totale, la confidentialité de l'identité ou l'anonymat des lanceurs d'alerte, ainsi que la confidentialité des tiers identifiés mentionnés dans la plainte, garantissant ainsi l'empêchement de l'accès aux personnes non autorisées.

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Le dépôt de plaintes peut être effectué de manière anonyme (dans ce cas, l'anonymat devra être demandé par le lanceur d'alerte au moment de la demande) ou en préservant la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte par le personnel autorisé au traitement de la plainte. Celles-ci peuvent, dans tous les cas, être présentées de manière écrite et/ou verbale. Dans tous les cas, la plainte écrite (en cas de forme écrite) et/ou la demande de contact pour une plainte (en cas de plainte verbale) doit être envoyée à l'adresse suivante

• Adresse e-mail: etica@agap2.pt

Traitement de la communication

Conformément à ce règlement, toutes les communications d'irrégularités sont traitées comme des informations confidentielles. Le canal de signalement et les personnes désignées (soumises à des clauses d'impartialité) sont responsables de la réception de la plainte et du maintien de la communication avec le lanceur d'alerte, en demandant si nécessaire des informations complémentaires et en s'engageant à fournir un retour d'information au lanceur d'alerte dans un délai raisonnable.

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Personnel autorisé au traitement

Le canal de signalement, compte tenu de la criticité de l'information, adopte le principe du « besoin d'en connaître », en restreignant et en différenciant la connaissance de la plainte de celle de l'identité du lanceur d'alerte. Seul le personnel autorisé chargé du traitement de la plainte peut avoir connaissance de l'identité du lanceur d'alerte.

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Il existe un responsable de la conformité réglementaire qui exerce ses fonctions de manière indépendante, permanente et avec une autonomie de décision, disposant des informations internes ainsi que des moyens humains et techniques nécessaires à l'exercice adéquat de sa fonction.

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Conformément à la législation en vigueur, ce responsable de la conformité réglementaire est transversal aux sociétés du Groupe MoOngy S.A.

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Afin de préserver l'intégrité, de limiter l'information et de maintenir une plus grande indépendance du fonctionnement du canal, l'identité du Responsable de la Conformité (Compliance Officer) chargé de la maintenance, de la préservation et de l'intégrité du canal restera anonyme pour le groupe, il sera seulement transmis que cette mission est assurée par un personnel spécifique et dédié exclusivement au canal. Les éléments formés au canal de signalement font partie de la DPG.

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Le Responsable de la Conformité, ainsi que le personnel autorisé, sont soumis à un accord de confidentialité (NDA) spécifique relatif au canal de signalement afin de sauvegarder toute plainte sous un strict devoir de confidentialité.

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Processus d'enquête

La communication/plainte sera transmise en interne au responsable du canal de signalement. Celui-ci doit déterminer si la communication de l'irrégularité contient les éléments de preuve minimaux pour initier un processus d'établissement des faits.

La réception d'une communication/dénonciation donnera toujours lieu à une enquête, sauf en cas d'absence manifeste de fondement.

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Le personnel autorisé qui sera chargé du processus d'enquête doit promouvoir la mise en œuvre de mesures appropriées pour la protection des informations et des données contenues dans les communications et leurs enregistrements, ainsi que promouvoir les actions nécessaires à la confirmation initiale des fondements.

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agap2IT s'engage à informer l'auteur de la communication, dans un délai raisonnable (ne pouvant excéder trois mois après la notification envoyée au lanceur d'alerte), des mesures envisagées ou prises pour donner suite à la plainte et des raisons du choix de ce suivi, ainsi que des conclusions de l'enquête.

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Le processus d'enquête se termine par la documentation des résultats, des motifs et des conclusions, en plus de la formulation de recommandations et de mesures appropriées à la situation. Dans le cas contraire, si la plainte est jugée infondée (en raison d'une insuffisance ou d'une invalidité des preuves), elle sera classée sans suite.

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Mesures de Protection

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Interdiction de Représailles

La dénonciation ne peut impliquer, par quelque moyen ou mode que ce soit, des actes de représailles (y compris les menaces ou les tentatives), ou des omissions survenant directement ou indirectement dans un contexte professionnel et motivés par une plainte, qui causent ou peuvent causer au lanceur d'alerte ou aux facilitateurs, de manière injustifiée, des dommages matériels ou immatériels, du harcèlement, de l'intimidation ou de la discrimination. agap2IT doit s'assurer que de tels actes ne se produisent pas.

La personne qui commet un acte de représailles indemnise le lanceur d'alerte pour les dommages causés. Le lanceur d'alerte peut demander les mesures appropriées aux circonstances de l'affaire afin d'éviter la réalisation ou l'extension des dommages.

Toute sanction disciplinaire infligée au lanceur d'alerte jusqu'à deux ans après la plainte ou la divulgation publique est présumée abusive. Toutes les personnes énumérées dans la section « Champ d'application personnel » bénéficient de cette protection.

Exception due à la nécessité de partageng

Si, pour une raison quelconque, il est exceptionnellement nécessaire que l'identité du lanceur d'alerte soit communiquée à une autre partie tout au long du processus d'enquête, le plaignant recevra une demande de consentement (au motif que cela est considéré comme une obligation nécessaire et proportionnée liée à l'identité). L'individu pourra alors autoriser (ou non), de sa propre volonté, le partage de son identité avec la partie pour laquelle l'information est jugée essentielle à l'enquête, afin de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée.

Il est important de noter que cette demande de consentement sera sollicitée auprès du lanceur d'alerte de manière individuelle pour chaque personne avec laquelle le partage est indispensable. Conformément à la législation sur le canal de signalement, si l'information relative à cette demande de consentement peut nuire aux enquêtes ou aux procédures judiciaires menées par les autorités nationales, le consentement du lanceur d'alerte est alors dérogé.

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Mesures de Soutien

Le lanceur d'alerte a droit, de manière générale, à une protection juridique et peut bénéficier de mesures de protection des témoins dans le cadre de procédures pénales. agap2IT est responsable de la reconnaissance du statut de lanceur d'alerte par le biais d'une certification.

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Données à caractère personnel

Il convient de noter que la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte s'applique également à l'identité des personnes listées dans le « champ d'application personnel ».

Les informations collectées via le canal de signalement seront utilisées exclusivement aux fins prévues par celui-ci. La protection maximale établie par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) sera garantie pour le traitement de chaque plainte, et tout particulièrement pour l'identité du lanceur d'alerte.

De plus, le Principe de Minimisation des Données garantira que le personnel autorisé n'ait accès qu'au minimum d'informations nécessaires concernant l'identité du lanceur d'alerte. Sans les énumérer de manière exhaustive, les autres principes (tels que la limitation du traitement, la responsabilité, etc.) et les pratiques du RGPD seront appliqués pour assurer la protection des données du lanceur d'alerte.

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Irréductibilité des droits

Afin de garantir l'intégrité et de faire échec à tout obstacle ou pression de tiers sur le lanceur d'alerte et les autres personnes protégées, le droit aux mesures de protection susmentionné est totalement irrenonçable et ne peut être écarté ou limité par aucun accord, politique, formulaire ou condition. Toute disposition contractuelle limitant ou entravant le dépôt ou le suivi d'une plainte, ou la divulgation publique d'infractions en vertu de la présente loi, sera nulle et non avenue.

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Consignation des dénonciations

Les responsables du traitement de la plainte ont le droit de consigner le signalement (avec le consentement du lanceur d'alerte sur le mode d'enregistrement, qu'il soit écrit rapports, procès-verbaux ou verbal  sous forme de capture audio ou d'autres formes multimédias).

Production et diffusion d'informations fiables

Les informations relatives à la plainte sont conservées pendant un an, afin d'être intégrées (en respectant la confidentialité maximale) dans le rapport sur l'activité préventive de l'entreprise. Cela permet d'évaluer l'intégration et le fonctionnement du canal de signalement, de guider l'activité préventive, de rationaliser l'allocation des ressources et d'accroître l'efficacité du système. L'objectif est de permettre une compréhension globale des contours de ces délits et de l'efficacité des enquêtes, tout en examinant le temps de réponse global du canal.

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Ce règlement relatif au signalement des irrégularités est révisé annuellement après la publication du rapport annuel sur la mise en œuvre et le fonctionnement du canal de signalement, et bénéficie du plein soutien de notre direction.

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